Auftragsverarbeitungsvertrag

Zwischen Ihnen, dem Kunden, als Verantwortlichem und Transept, betrieben von Mariia Ivakhnenko, Einzelunternehmerin, Uralská 689/7, 160 00 Prague 6, Tschechische Republik, als Auftragsverarbeiter. Er gilt für die personenbezogenen Daten in allem, was Sie in Transept einstellen: Dokumente, Übersetzungen, Glossare, Kommentare und Nachrichten an Literess.

Er ist Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen und gilt ab dem Moment, in dem Sie Transept nutzen. Sie müssen nichts unterschreiben. Wenn Ihr Auftraggeber oder Ihre Behörde ein unterzeichnetes Exemplar verlangt, schreiben Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an support@transept.ai, und wir senden Ihnen diesen Text gegengezeichnet zu. Weichen dieser Vertrag und die Nutzungsbedingungen in Bezug auf personenbezogene Daten voneinander ab, gilt dieser Vertrag.

• Zweck: Speichern, Übersetzen, Korrekturlesen und Exportieren der von Ihnen hochgeladenen Inhalte sowie die Ausführung der Funktionen, die Sie darauf anwenden. Nichts anderes.
• Betroffene Personen: die in Ihren Dokumenten genannten Personen, Ihre Kunden und die Mitglieder Ihres Teams.
• Personenbezogene Daten: alles, was Ihre Dokumente enthalten, zum Beispiel Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Ausweis- und Aktenzeichen. Enthält ein Dokument besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen, werden auch diese verarbeitet, zu denselben Bedingungen.
• Dauer: solange sich die Daten in Ihrem Konto befinden. Siehe „Was geschieht mit den Daten, wenn Sie sie löschen?“ weiter unten.

• Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierte Weisung hin: diese Bedingungen und das, was Sie im Produkt tun. Sind wir der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, teilen wir Ihnen das mit.
• Alle, die auf Ihre Daten zugreifen können, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Derzeit sind das die zwei Personen, die Transept betreiben, und im regulären Betrieb liest niemand Kundendokumente.
• Wir halten die unter Technische und organisatorische Maßnahmen aufgeführten Sicherheitsmaßnahmen ein und aktualisieren diese Seite, wenn sie sich ändern.
• Weitere Auftragsverarbeiter setzen wir nur so ein, wie unter „Wer verarbeitet die Daten außerdem?“ beschrieben.
• Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung von Anfragen der in Ihren Dokumenten genannten Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung) sowie bei Ihren Pflichten zu Sicherheit, Datenschutzverletzungen und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 32 bis 36 DSGVO.
• Wenn Sie Ihre Daten oder Ihr Konto löschen, löschen wir sie, wie unten beschrieben.
• Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um die Einhaltung dieser Pflichten nachzuweisen, und ermöglichen Audits, wie unten beschrieben.

Sie erteilen uns eine allgemeine Genehmigung, die auf unserer Seite zu Unterauftragsverarbeitern aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Jeder von ihnen ist an Datenschutzbedingungen gebunden, die mindestens so streng sind wie diese, und wir bleiben Ihnen gegenüber für ihr Handeln verantwortlich.

Einen neuen Unterauftragsverarbeiter oder eine neue Region für einen bestehenden kündigen wir auf dieser Seite mindestens 14 Tage an, bevor er mit der Verarbeitung Ihrer Daten beginnt, und benachrichtigen den Hauptansprechpartner jedes kostenpflichtigen Kontos per E-Mail. Innerhalb dieser Frist können Sie per E-Mail widersprechen. Können wir Ihrem Widerspruch nicht abhelfen, können Sie Ihr Konto schließen, bevor die Änderung für Sie wirksam wird.

Alles, was Sie speichern, liegt auf Servern von Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt nur für die Dauer einer Anfrage:

• KI-Anfragen (Übersetzung, Korrekturlesen, Literess, Lesen von PDFs und Scans, Suche im Translation Memory) laufen auf einer Kombination aus proprietären und Open-Source-Modellen von Anthropic und Google, über deren APIs, überwiegend in den USA. Keiner der beiden Anbieter verwendet eine Anfrage zum Training. Anthropic löscht eine Anfrage innerhalb von 30 Tagen; die Sicherheitssysteme von Anthropic können eine markierte Anfrage bis zu zwei Jahre aufbewahren.
• Routing-Entscheidungen von Literess nutzen das Entscheidungsmodell von TypeSafe in den USA. Es erhält ihre letzten Gesprächszeilen, nicht Ihre Dokumente.
• Lange PDFs und Scans können von unserer eigenen Texterkennung auf Google Cloud in den Niederlanden (EU) gelesen werden.
• Cloudflare leitet jede Verbindung zu unseren Servern weiter und beendet die Verschlüsselung am Edge-Standort, der Ihnen am nächsten liegt.

Jede Übermittlung in die USA stützt sich auf die Datenverarbeitungsbedingungen des jeweiligen Anbieters mit den EU-Standardvertragsklauseln oder auf das EU-US Data Privacy Framework, wie auf der Seite zu Unterauftragsverarbeitern aufgeführt.

Die Maßnahmen finden Sie unter Technische und organisatorische Maßnahmen: Zugriff, Verschlüsselung, Protokollierung, Backups, Löschung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle, einschließlich dessen, was wir noch nicht umgesetzt haben.

Wir informieren Sie unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden, nachdem uns eine Verletzung bekannt geworden ist, die Ihre Daten betrifft. Wir teilen Ihnen mit, was geschehen ist, welche Daten und Personen betroffen sind, welche Folgen wahrscheinlich sind und was wir dagegen unternehmen, und reichen weitere Informationen nach, sobald wir sie haben. Sie entscheiden, ob Sie Ihre Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen benachrichtigen; wir unterstützen Sie dabei.

• Sie können jederzeit exportieren. Jedes Dokument lässt sich im Originalformat oder als reiner Text herunterladen, sodass Sie nie darauf angewiesen sind, dass wir Ihnen etwas zurückgeben.
• Wenn Sie ein Dokument löschen, wird es samt seinen Übersetzungen sofort aus unserer Datenbank entfernt. Wenn Sie Ihr Konto löschen, wird sein gesamter Inhalt entfernt.
• Backups: Vor jedem Software-Update sichern wir die Datenbank und bewahren die zehn neuesten Kopien in Deutschland auf. Gelöschte Daten verschwinden aus der letzten dieser Kopien, sobald neue Kopien die alten ersetzen, in der Regel innerhalb von zwei Tagen.
• Serverprotokolle erfassen Anfragen und Fehler, nie den Text eines Dokuments, und werden bis zu 90 Tage aufbewahrt.
• KI-Anbieter speichern eine Anfrage so lange, wie unter „Wo werden die Daten verarbeitet?“ angegeben.

Ja. Die meisten Fragen beantworten dieser Vertrag, die Seite zu den Maßnahmen und die Seite zu Unterauftragsverarbeitern; außerdem beantworten wir schriftliche Sicherheitsfragebögen. Benötigen Sie dennoch ein Audit, können Sie oder ein zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer einmal jährlich eines durchführen, mit einer Vorankündigung von 30 Tagen und auf Ihre eigenen Kosten. Audits, die eine Aufsichtsbehörde verlangt, sind jederzeit möglich.

Das Recht der Tschechischen Republik, in der Transept registriert ist, sowie die DSGVO. Die Haftung richtet sich nach unseren Nutzungsbedingungen. Dieser Vertrag endet, wenn Ihr Konto geschlossen und die Daten gelöscht sind.

Nach Art. 30 DSGVO führen Sie die Auftragsverarbeiter auf, die Sie einsetzen. Der Eintrag für Transept:

• Auftragsverarbeiter: Mariia Ivakhnenko, Einzelunternehmerin, Betreiberin von Transept, Uralská 689/7, 160 00 Prague 6, Tschechische Republik. Kontakt: support@transept.ai.
• Zweck: Übersetzung, Korrekturlesen und Speicherung von Dokumenten.
• Datenkategorien: die personenbezogenen Daten in den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten, zum Beispiel Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Ausweis- und Aktenzeichen.
• Betroffene Personen: die in den Dokumenten genannten Personen, Ihre Kunden.
• Speicherort: Deutschland (Hetzner, Falkenstein).
• Übermittlungen außerhalb der EU: pro Anfrage an die unter transept.ai/subprocessors aufgeführten KI-Anbieter, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln oder des EU-US Data Privacy Framework.
• Löschung: sofort, wenn Sie ein Dokument oder Konto löschen; aus den Backup-Kopien innerhalb von etwa zwei Tagen.
• Sicherheitsmaßnahmen: transept.ai/security/measures.

Denselben Eintrag gibt es als einseitiges PDF für Ihre Unterlagen: English, Deutsch, Polski.